Die Bedeutung von E-Mail-Archivierung geht längst über die Entlastung der Mailserver hinaus. In Deutschland ist die revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails bereits seit 2002 in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vorgeschrieben.
Rechtskonforme E-Mail-Archivierung erfordert nachweislich unveränderte und unveränderbare Speicherung über 6, 10 oder sogar 30 Jahre. Viele Unternehmen archivieren E-Mails auf Papier, im Mailserver, in persönlichen Ordnern der Mitarbeiter oder über Backups. Dies dient zwar der Datensicherung, die geforderte Unveränderbarkeit ist aber nicht gegeben.
Die technisch nötigen Systeme sind jedoch vor allem für kleine Unternehmen und Mittelständler unerschwinglich. Mit unserem Service dagegen wird Archivierung bezahlbar.
Anforderungen
Oft zeigt sich erst im Nachhinein, welche E-Mails zur Dokumentation relevant sind. Einzelne Mitarbeiter können diese Entscheidung nicht mit hinreichender Sicherheit treffen und sollten daher nicht dazu verpflichtet werden.
Lange Aufbewahrungsfristen sind ebenfalls ein Problem. Günstige Systeme sind meist nicht in der Lage, Daten über die geforderte Zeit vorzuhalten. In Großunternehmen eingesetzte Systeme sind dagegen für KMUs kaum zu bezahlen.
Die Lösung
Unser E-Mail-Archivierungsservice speichert sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails so, wie sie Ihr Unternehmen erreichen bzw. verlassen. Die Archivierung interner E-Mails ist optional ebenfalls möglich. Die Daten werden außerhalb Ihrer IT in gesicherten Rechenzentren abgelegt.
Der Service erfüllt die rechtlichen Anforderungen, beispielsweise nach GDPdU. Archivierte E-Mails können über das Webinterface gesucht und auf Knopfdruck erneut zugestellt werden.
Mehr Informationen
Sie interessieren sich für weitere Details unserer Archivierungslösung? Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf, wir beantworten Ihnen gern alle Fragen dazu.
