Formålet med e-mail-arkivering har længe været meget mere end bare at aflaste mailservere. Flere lande (bl.a. Tyskland og andre EU-lande) kræver i dag revisionssikker arkivering af erhvervsrelevante e-mails ved lov.
E-mail-arkivering der sker i overensstemmelse med loven kræver uændret og revisionssikker opbevaring i 6, 10 eller 30 år. Mange virksomheder gemmer deres mails på mailserveren, i papirform, i de ansattes personlige mapper eller via backups. Dette kan fungere udemærket til sikring af data, men der er langt fra tale om revisionssikker arkivering.
En sådan arkivering kræver tekniske systemer, der oftest er for dyre for små og mellemstore virksomheder. Med vores service bliver arkiveringen til at betale.
Krav
Ofte er det svært at bedømme, hvilke e-mails på et senere tidspunkt kunne være relevante til dokumentation. Den enkelte medarbejder burde ikke forpligtes til at vurdere dette, da det ikke kan bestemmes med tilstrækkelig sikkerhed.
Lange arkiveringstider er et problem, specielt pga. diskplads på systemerne. Alt for billige systemer er oftest ikke i stand til at opbevare data i den nødvendige tid. Og de systemer der bruges i de helt store virksomheder er ikke til at betale for små og mellemstore virksomheder.
Løsningen
Vores e-mail-arkiveringssystem gemmer samtlige ind- og udgående e-mails sådan som de når eller forlader din virksomhed. Arkiveringen af interne e-mails er mulig som tillæg. Dataene gemmes udenfor din IT i et sikret datacenter.
Arkiverede e-mails kan gennemsøges via et webinterface og til en hver tid gensendes.
Flere informationer
Du er interesseret i yderligere detaljer omkring vores e-mail-arkivering ? Så kontakt os, vi står gerne til rådighed.
